講師：張忘形
主管聽不懂、想不通、不敢定，都是決策成本。簡報做的事，就是幫他把這三個成本降下來。
| 意識 | 讓他知道這件事跟他有關 |
| 意願 | 趨利避害：做了有什麼好處，不做會有什麼損失 |
| 能力 | 為什麼我們做得到；先把困難講清楚，再講我們的辦法 |
| 事實 | 查得到、量得到。拿來當證據 |
| 觀點 | 你的判斷和推測。拿來當結論 |
| 雜訊 | 是真的，但對方做決定用不到。刪除 |
主管問「為什麼」，你答理由；問「你怎麼知道」，你答證據。
| 以偏概全 | 一兩個例子，撐得起「大家都」嗎？ |
| 只有觀點 | 好在哪？拿什麼比？ |
| 先後當因果 | 同一時間，還發生了什麼事？ |
字一多，主管就開始自己讀，就不聽你講了。排版的問題，多半是取捨的問題。
排的時候記兩件事就好：重要的放大；先放圖，圖講不完再加字。
| 數據 | 客服來電量，Q3 比 Q2 多 40% |
| 洞察 | 八成是同一型號的安裝問題 |
| 行動 | 說明書加一頁安裝圖解 |
洞察寫不出來時，問自己：「這個數字變了，我最擔心什麼？」對方聽不懂時，借一個他熟悉的東西來比喻。
| P 重點 | 「我的重點是＿＿。」 |
| R 原因 | 「原因是＿＿。」 |
| E 舉例 | 「舉例來說，＿＿。」 |
| P 重點 | 「所以，＿＿。」 |
| A 行動 | 「建議你／想請您＿＿。」 |
30 秒版只講結論和好處；2 分鐘版再加上比較、數字和證明。切換句：「這頁的重點是＿＿，細節需要我展開嗎？」
| B 情境 | 「目前＿＿。」 |
| O 問題 | 「如果不處理，會＿＿。」（寫他在意的後果） |
| S 解法 | 「我的建議是＿＿。」 |
| S 提案 | 「想請您＿＿前，在 A 和 B 之間選一個。」 |
怎麼選公式？聽完之後，對方需不需要付出什麼（人、錢、時間、風險）。要，就用 BOSS；不用，就用 PREPA。
緊張有兩種：不熟的緊張，靠準備；太在意的緊張，把焦點放回對方身上。你以為大家都在盯著你，其實沒有那麼多（聚光燈效應）。
一個目標（講完要他做什麼）、三個關鍵字（撐住整段的三個點）、一句開場（第一句想好就不會慌）。
以 2 分鐘為例：開場＋結論 15 秒、第一段 40 秒、第二段 40 秒、收尾＋行動 25 秒。時間被砍的時候：「時間不多，我先講重點：＿＿，細節我會後補給您。」
| 接住確認 | 「您是說＿＿，對嗎？」 |
| 聽懂在意 | 「您比較在意的是＿＿嗎？」 |
| 回答 | 先答結論，再補理由 |
| 帶回主題 | 「所以回到剛剛的提案⋯」 |
真的不知道答案時，不猜、不硬撐：「這個我確認之後，＿＿前回覆您。」
跟工作紙第 12 頁同一份。下次做報告，交出去之前看一眼。
按「複製」，貼到 ChatGPT、Claude 或 Copilot，把＿＿換成你的內容。AI 給的是草稿，數字和事實請自己再確認一次。
你是我的簡報教練。請用 PREPA 幫我改寫下面這段報告： P 重點（第一句就是結論）→ R 原因 → E 舉例 → P 重點 → A 行動（要對方做什麼、什麼時候）。 每一格一句話，念出來 30 秒內講完。 報告對象：＿＿ 我的報告內容：＿＿
請用 BOSS 幫我寫一段提案，對象是＿＿（他最在意的是＿＿）。 B 情境：目前的狀況 O 問題：如果不處理，會造成什麼他在意的後果 S 解法：我的建議 S 提案：給 A、B 兩個選項，講清楚要誰、做什麼、什麼時候 我想爭取的事：＿＿
請幫我檢查下面這段報告： 1. 把每句標成「事實／觀點／雜訊」，雜訊建議刪除 2. 我的主張是什麼？有沒有理由和證據撐住？ 3. 有沒有以偏概全、只有觀點、先後當因果？有的話告訴我怎麼改 內容：＿＿
這是我一頁投影片上的文字。請幫我： 1. 寫出這頁要主管記住的一句話 2. 只留兩到三條能撐住這句話的 3. 其他列出來，建議刪除或放附錄 報告對象和他要做的決定：＿＿ 投影片內容：＿＿
我有一個數字：＿＿。 請用「數據 → 洞察 → 行動」幫我想三種講法：這代表什麼？所以要做什麼？ 報告對象是＿＿，他最在意的是＿＿。
請扮演一位很忙的＿＿（職稱）。我會貼上我的報告，你看完後問我最可能被追問的 3 個問題，一次問一題。 我回答後，用「接住確認、聽懂在意、回答、帶回主題」四步幫我檢查，告訴我哪裡可以更好。 我的報告：＿＿
© 張忘形｜降低彼此理解成本，就是幫彼此省錢省力省生命